Mailing List

Mailing list: cos'à ©

Letteralmente: "lista di indirizzi email". Per "mailing list" si intende l'invio periodico di informazioni ad una serie di indirizzi email.
Non necessariamente le mailing list hanno quindi una caratteristica di strumento commerciale. Tutti riceviamo - nolenti più che volenti - informazioni quotidiane su qualcosa; siamo quindi nelle mailing list di qualcun'altro.
Al di là dell'utilizzo fraudolento di questa tecnica, molte attività hanno una mailing list, spesso composta dagli indirizzi email dei propri clienti.
Periodicamente vengono inviate mail informative sulla disponibilità di nuovi prodotti, offerte, o inviti ad eventi fieristici o promozionali.

In quali casi si utilizza la mailing list

L'utente si iscrive ad una mailing list perchè vuole essere aggiornato su un particolare tema. Ragionando su un esempio, si supponga il caso di un utente che è alla ricerca di una casa in affitto, e visualizzi gli annunci in un sito online che raccoglie le offerte (sito di un'agenzia immobiliare, ad esempio).
L'agenzia pubblica periodicamente i nuovi annunci, ma magari non con regolarità . Cosa farà l'utente in cerca di offerte d'affitto? Quotidianamente controllerà se vi sono nuovi annunci, ma il più delle volte non ve ne saranno. L'utente perde del tempo e si disaffeziona al servizio online dell'agenzia.
Per risolvere il problema, il sito può istituire una mailing list, inviando agli iscritti una mail ogniqualvolta il sito aggiorna i propri annunci. La mail può contenere direttamente le offerte oppure il link alla pagina del sito con le offerte o entrambi, è equivalente.
La mailing list soddisfa l'utente il quale risparmia del tempo a controllare l'informazione, e permette al gestore del sito di promuovere i propri prodotti/servizi a clienti potenzialmente o effettivamente interessati.

Come strumento pubblicitario la mailing list è inflazionata ed ha scarsa efficacia. La quantità di spam in circolazione rende difficile catturare l'attenzione del destinatario delle mail, il quale come prima operazione all'apertura della posta in arrivo esegue l'attività di pulitura di tutto ciò che è spam o pubblicità .

Per realizzare una mailing list sono necessarie due funzionalià:

• Gestione degli indirizzi della mailing list
• Invio delle mail

Con la gestione degli indirizzi si raccolgono in una base dati o in un file i destinatari delle mail. La gestione degli indirizzi deve permetterne la facile manutenzione: modifica, correzioni errori, rimozione degli indirizzi.
Inoltre tale gestione deve avvenire nel rispetto della legge che prevede opportuni accorgimenti in termini di sicurezza dei dati nonchè tutelare la possibilità di accesso ai dati da parte dei titolari.
L'invio della mail può avvenire attraverso un normale client di posta elettronica (Outlook Express va benissimo).
Se si vuole però evitare di inviare la mail con tutti i destinatari in copia, oppure inviare la mail inserendo tutti i destinatari in copia carbone nascosta (bcc, black carbon copy), è necessario disporre di un programma che effettua tanti invii quanti sono i destinatari.

Nota: la gestione degli indirizzi e l'invio delle mail deve avvenire nel rispetto del decreto legislativo n. 196/2003 intitolato "Codice in materia di protezione dei dati personali" entrato in vigore il 1 gennaio 2004.

Gestione degli indirizzi

IdeaWeb offre la gestione degli indirizzi email tramite applicativo WEB. Gli indirizzi email vengono censiti in una base dati. Per ogni indirizzo vengono memorizzate informazioni aggiuntive quali nome/cognome o società a cui l'indirizzo si riferisce, data di censimento, consenso al trattamento dei dati. I dati sono gestiti nel rispetto della normativa sulla privacy.

Gli indirizzi vengono raccolti attraverso due canali: il primo canale è l'inserimento diretto effettuato dal gestore del sito. Il secondo è la richiesta effettuata dall'utente tramite un apposito form WEB (pagina di inserimento dati).

Vengono messe a disposizione due maschere applicative: la maschera di amministrazione e la maschera di richiesta di inserimento.

La maschera di amministrazione permette di inserire, rimuovere e modificare gli indirizzi email ed i dati associati. Si accede previa autenticazione con utente amministratore.

La maschera di richiesta inserimento è una maschera WEB inserita nel sito nel quale si offre al cliente il servizio di iscrizione alla mailing list.

Invio delle mail

Il gestore del sito prepara il messaggio da inviare ai destinatari della mailing list in autonomia. Per l'invio della mail può scegliere due modalità :

• Invio tramite normale client di posta elettronica
• Invio da maschera WEB

Per effettuare l'invio normale tramite client di posta elettronica, il gestore del sito può estrarre in un file tutti gli indirizzi email utilizzando una maschera WEB.
Copierà tale lista nella casella dei destinatari ed invierà la mail normalmente.
Il vantaggio di questo invio consiste nel poter formattare la mail come desiderato.

Questo invio ha tuttavia come controindicazione: il fatto che il destinatario riceve una mail dove non è l'unico destinatario.
L'ideale è l'invio di una singola mail ad ogni indirizzo, inserendo nella mail il saluto iniziale personalizzato "Spettabile Carlo Rossi,". Con questo accorgimento si cattura molto più facilmente il destinatario, che ha l'impressione che la mail contenga una comunicazione personale ed esclusiva. IdeaWeb offre la funzionalità di invio personalizzato della mail. Una maschera riporta in elenco tutti gli indirizzi email della mailing list, permettendo di selezionare tutti gli indirizzi o un suo sottinsieme. Sempre nella stessa maschera è presente una casella di testo in cui inserire il messaggio da inviare. E' possibile anche allegare delle immagini. Con la pressione del pulsante INVIA, il sistema invierà in automatico, ad ogni destinatario singolarmente, una mail con il contenuto ed il saluto iniziale sul nome e cognome (o nome azienda) censito dal sistema.

Applicazione WEB per invio di mail ad una mailing list

Al link precedente è disponibile una applicazione WEB dimostrativa per l'invio di mail ad una mailing list.

Pagina aggiornata il 17 aprile 2010